當經濟低迷下,全港小市民能省就省,生活開支慳得一元得一元,但偏偏部份管理費卻不減反加。面對管理公司的無理要求,究竟小業主可以如何自保,監察管理公司帳目?原來成立業主立案法團是解決方法之一,但成立法團的步驟卻很繁複,實際是如何運作?法團的職能是甚麼?

什麼是「業主委員會」? 什麼是「業主立案法團」?

但當然,管理公司是否願意合作卻是另一回事,也是近年市場出現不少管理公司與業主的爭拗的源頭,整件事的背後,就是跟管理公司權重過大有關,業主單靠自行組成的「業主委員會」,根本未能有效監察管理公司,故最有效的解決方法,還是成立「業主立案法團」。

所謂「業主立案法團」,實情是業主根據「大廈公契」及《建築物管理條例》而成立的法人組織,可在法律賦予的權力下,代表業主管理一個屋苑的公共地方,以至任免管理公司的權力。法團可以監察管理公司的薪酬、定明管理項目的開支、預算,並不可以拒絕業主在財務提出的問題。

業主立案法團職能

  • 法人組織
  • 在法律效力下代表業主管理屋苑公共地方
  • 可任免管理公司及制定管理公司薪酬
  • 不可拒絕業主查詢財務問題

反觀「業主委員會」只屬諮詢性質,其作用只是向管理公司作出意見上的反映,卻不能監察管理公司的行為。如果業主對管理公司的薪酬有任何懷疑,而作出咨詢,管理公司也可以拒絕作答。因為「業主委員會」的職能是由公契所賦予,故職權不能凌駕於管理公司之上,管理公司也可以自行決定是否採納「業委會」的意見。

業主委員會職能

  • 諮詢性質,不具法律效力
  • 可向管理公司反映意見,但未必獲接納
  • 管理公司可拒絕披露制定薪酬細節
  • 可拒絕業主對個別財務問題的查詢
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如何組織「業主立案法團」?

因此,如果業主對屋苑作終極監察,最直接還是組織「業主立案法團」,但當然背後卻是難關重重。業主在第一步要先集合5%業權份數,再入稟土地審裁處,要求召開業主大會及選舉。然而取得半成業權是否容易? 相信最麻煩一點,就是當管理公司意識到業主有意籌辦業主立案法團時,很多時會利用公權來加以阻撓。這些令人夭心夭肺的前期工作,很多時會消磨了業主的意志。

但倘若業主真的可取得半成業權份數,推舉召集人召開會議,他們的談判籌碼就會即時大增,至少在整個選舉過程中,因經法院頒令下,業主是必然委任的召集人,可掌控整個選舉;管理公司只能作輔助角色。更極端的例子,就是業主可以撇下管理公司不顧,由業主自己去承辦。

設立十四天通知期後,舉行會議當日需得到10%業主出席;會議上也要有超過30%業權份數業主,及在過半票源支持下才可成立。但當然一些設有停車場或商場的屋苑,發展商在售樓之初已掌握一定業權份數,故業主很難集合足夠支持。

所以,業主要有心理準備,第一次籌組法團多數失敗,只是法院得知業主籌組失敗後,每一次的要求門檻也會相應下調的。過程中絕對是心力交瘁的,但再接再厲的話,最終也會成功的一天。一旦業主成功成立法團後就可以撤換管理公司,同時透過更改管理公司的「經理人合約」,改為「管理人合約」,也可杜絕管理公司收取外判商回佣、或任何財務不清的問題。

對管理公司財政有質疑 自保招數

事實上,要加強業主對管理公司的監察,目前「民政事務署」對管理公司制定了一份《大廈管理的最佳做法》指引,例如規定管理公司招標工程,需要擬備招標書。但凡供應品、貨品或服務價值超過或等於過去三年平均審計開支的20%,就需要用招標方式進行。至於標書需否得到各方同意才接納,則視乎該項目是否屬於「大型採購」項目。

大廈管理的最佳做法
目前「民政事務署」對管理公司制定了一份《大廈管理的最佳做法》指引,為大型採購下定義

舉例,一個一百伙以下的屋苑,若投資金額達100萬元,或佔過去三年平均經審計開支200%的話,已達到相關門檻,屆時就要有至少20%業主出席會議,及10%業主出席決議才可通過,只可惜相關指引並沒有約束力。部份管理公司還會拆細工程,以避過業主審批的門檻。其實只要小業主對投標工程價格有合理懷疑,最直接還是向廉政公署舉報。

「大型採購」定義

單位數目實際金額過去三年平均審計開支(%)
<100100萬元200%
101-300300萬元100%
301-500500萬元70%
501-2,0001,500萬元50%
>2,0013,000萬元30%
資料來源:《大廈管理的最佳做法》指引

管理公司在每一個財政年度預算的預算案中,均會列出來年資源的投放。部份維修工程均屬於一次性的「非經常性開支」,但實情小業主繳交的管理費中,更大部份會用於「經常性開支」,包括管理人員的薪金及花紅等等。除了要求管理公司再列出細項外,對各細項有任何疑問,都應該向管理公司索取文件或合約作查證。例如該年的管理人員數目,每人薪金多少,來年的薪金加幅多少,加幅又是否合理等,管理公司有責任披露。

《大廈管理的最佳做法》指引並無約束力
《大廈管理的最佳做法》指引並無約束力

部份管理公司會很寵統地以「雜項」列出開支,但「雜項」包括什麼? 也需要管理公司釐清。按一般準則,如果預算開支較往年增幅大於一成,業主都值得在向管理公司查詢。

留意管理公司帳目中的雜項
留意管理公司帳目中的雜項

管理公司預算案有質疑 自保三大招數

  • 民政事務署有定義大型採購,但若管理公司拆細工程招標,以避過業主議決的門檻,最直接向廉政公署舉報
  • 需向管理公司了解「經常性開支」及「非經常性開支」的細項分布,有需要時向管理處索取相關招標文件查閱。
  • 預算案中的「雜項」包括什麼要問清楚。遇上新一年度的預算支出多於一成,也值得向管理公司查詢。

個案研究:海栢花園業主一肚氣 投訴管理公司濫權

「我住了這裡十多年,起初也沒有跟進屋苑的事項,有一次機會撞到其他業主,談論了這些問題。才覺得很大問題,為何有些人是操控整個屋苑呢? 變相看不過眼,很多事情也不是事實。」《胡.說樓市》記者決定陪同業主去管理公司了解,但管理處職員一見到傳媒拍攝,即時表明拒絕受訪,期間多番要求記者與業主等候,要求業主留低問題,再找專人回覆。

「整個情況為何要驚? 錄音錄影都是保障事實,以免雙方各執一詞,以免大家加鹽加醋,為何要驚? 我不介意我錄影時,你錄影,為何現在要這樣,浪費大家時間。」李先生不滿地說。

李先生稱,管理公司繼去年上調了17.9%管理費後,管理公司在制定新財政預算時,下個年度每戶管理費再上調4.9%,每個月要1,300至2,000元,比起周邊屋苑貴,質疑管理公司濫加管理費。

預算案通過具爭議工程 谷大開支加管理費

泳池是否仍如期開放仍未有定案
泳池是否仍如期開放仍未有定案

海栢花園業主認為,上調管理費不合理,源於下年度有多項工程也是非必要,包括部份居民對於今年武漢肺炎肆虐下,泳池是否仍如期開放仍未有定案,而需要召開特別大會通過,故未必需要跟外判商簽定泳池維修合約。但管理公司在一份通告中指出,由於泳池保養合約要預早準備,如特別大會因疫情無法舉行,也會按公契自行採取合適行動,擔心他們會繞過小業主。

升降機維修方案
其中最受爭議一項,就是管理公司預留近215萬元作維修及工程用途,包括全幢大廈電梯翻新工程。

有這個擔心,也因為新一年度預算案中,部份未經業主表決的議案,管理公司已預留了相關預算,其中最受爭議一項,就是管理公司預留近215萬元作維修及工程用途,包括全幢大廈電梯翻新工程。管理公司拋出兩個方案,一個是更換全部電梯,涉資近300萬元,或需業主在管理費以外另繳費攤分;或純粹找維修公司來保養,方案仍待向業主咨詢,但管理公司已在下年度的預算預留18.8萬作維修保養;以至上年度未實踐的工程,今個年度又再提出,例如在一及三座加裝斜地台,管理公司提出的造價十五萬元,跟小業主自行找的報價兩萬元,也有很大出入。

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屋苑曾陷財困 業主注資特別基金滅赤

業主期望壓縮開支,因為屋苑過去曾入不敷支,只因業主在管理費之外,額外多繳一筆費用,撥入特別基金才成功滅赤,自然希望未來可以用得其所,但管理公司制定的預算時卻令業主覺得,管理公司是否為了谷大開支,藉以獲取更高的酬金。

屋苑過去曾入不敷支
屋苑過去曾入不敷支,只因業主在管理費之外,額外多繳一筆費用,撥入特別基金才成功滅赤

我地以傳媒身份寫電郵給管理海栢花園的高衛管理公司 查詢,問了四個問題,管理公司上調管理費4.9%的理據為何?  預算提到的特別工程,包括屋苑電梯翻新工程,為何尚待居民表決已經預留了18.8萬元的開支?  泳池保養合約工程是否在特別大會未能成功召開下,繼續通過?以及為何加裝斜地台的報價十五萬元,跟小業主自行找的報價兩萬元有嚴重偏差等?

管理公司回應
管理公司回應

管理公司回覆表示,管理費預算已經由業委會討論,並向業主作出諮詢及通過。而電梯翻新工程就是依照機電署的業務守則要求執。所有日常大廈工程,包括泳池保養合約及斜台安裝工程,會依照規定進行招標,並經業委會決議通過。

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